居家辦公，順動(dòng)的10個(gè)高效tips

發(fā)布日期：2022-05-24編輯: 上海企業(yè)宣傳片 閱讀量（4590）

    在這個(gè)魔幻2022，在這個(gè)魔幻之都，順動(dòng)上海營(yíng)銷中心的同事們已經(jīng)居家辦公已經(jīng)快雙滿月了，居家辦公已經(jīng)從起初的慌亂變成現(xiàn)在的習(xí)慣。

    在沒(méi)有居家的時(shí)候，經(jīng)?；孟胫梢圆挥迷缭缙鸫脖几暗罔F站，可以睡到自然醒，有時(shí)間給自己做早餐，然后再舒舒服服的工作。但是居家辦公真的那么舒坦嗎？非也。非也。從早上六點(diǎn)開(kāi)始定鬧鐘搶菜，沒(méi)來(lái)得及睡個(gè)回籠覺(jué)又要下樓排隊(duì)做核酸?；貋?lái)后迅速開(kāi)啟一整天的辦公會(huì)議生活。

    居家辦公，怎樣才能放而不散呢？如何保證工作效率？其實(shí)，居家辦公也可以很高效。

    1、萬(wàn)事先備份，遇事則不慌

    我們廣告公司，重要的都是這些方案和視頻文件。這次封城來(lái)的突然，一下子就被封在家里，毫無(wú)準(zhǔn)備，還好順動(dòng)的每位員工都有自己的專屬移動(dòng)硬盤，平常需要用的文件都有在硬盤備份，特別是后期部門的同事，他們是每個(gè)項(xiàng)目都有一塊盤，分門別類，有了這些備份的硬盤，那些進(jìn)行中的項(xiàng)目在家里就可以繼續(xù)啦。

    企劃組的方案是上傳云端，大家可以共同協(xié)作。當(dāng)資料都上傳云端后，做好權(quán)限管理。每一個(gè)目錄，子目錄，都是可以單獨(dú)分享權(quán)限管理的。

    有了這些備份，就能安心放假（居家辦公）了。

    2、早會(huì)check in，激活工作狀態(tài)

    居家辦公不等于放假?，F(xiàn)在這種情況下，我們加強(qiáng)定期溝通，開(kāi)好“三個(gè)會(huì)”。第1個(gè)會(huì)議，就是每天早上開(kāi)早會(huì)，check in。目的是激活工作狀態(tài)。

    大家都在家，很難知道有沒(méi)有起床，是不是準(zhǔn)時(shí)上班了。為什么準(zhǔn)時(shí)上班這么重要？因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)換了，但工作時(shí)間段沒(méi)變，大家在同一時(shí)間段上班，群里消息才看得到，能及時(shí)回復(fù)，才有彼此協(xié)同的基礎(chǔ)。我們選擇視頻會(huì)議，可以督促每個(gè)人都穿戴整齊地出現(xiàn)在鏡頭前。像正常上班一樣，起床，換衣，這是儀式感。早會(huì)內(nèi)容，就是每個(gè)人粗略地講一下今天準(zhǔn)備做什么，每個(gè)人用是1分鐘時(shí)間說(shuō)一下今天要做的事。大家互相提個(gè)醒，開(kāi)工了。

    3、晚會(huì)check out，小結(jié)打卡

    第2個(gè)會(huì)議，就是每晚的打卡check out，也叫晚會(huì)。每天下午辦公結(jié)束的時(shí)候，6點(diǎn)左右，有個(gè)check out的動(dòng)作，到辦公群里面去打個(gè)卡。給自己今天的工作狀態(tài)打個(gè)分。然后，每個(gè)人簡(jiǎn)單說(shuō)一下自己今天做的事，每件事做到什么程度了。以及，有沒(méi)有什么結(jié)果要同步給大家？這樣做，是讓大家有個(gè)回顧。

    早會(huì)是激活喚醒，晚會(huì)是小結(jié)打卡。這是定期溝通里，非常重要的部分。

    4、周報(bào)復(fù)盤

    第3個(gè)會(huì)議復(fù)雜一些，但卻是最重要的一個(gè)會(huì)議，就是每周一的例會(huì)。

    周例會(huì)，是對(duì)照著每位員工的周報(bào)來(lái)開(kāi)的。總監(jiān)會(huì)確定本周工作計(jì)劃，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就會(huì)拆解本周的工作重點(diǎn)，并校對(duì)每人周一到周五的工作成果和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。周報(bào)，不是羅列這周做了什么事情，12345，而是首先拆解全年目標(biāo)，折算到周。保持及時(shí)和有價(jià)值的溝通，并確保團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都在共同的步調(diào)上。這也是我們把控項(xiàng)目質(zhì)量的重要抓手。

    5、周例會(huì)糾偏

    完成周報(bào)，可以開(kāi)周例會(huì)了。按部門，依次看每位同事的周報(bào)，有疑問(wèn)的地方，也可以評(píng)論，給出建設(shè)性的建議，和幫助。

    周例會(huì)，就是用來(lái)討論周報(bào)上的偏差，最后得出結(jié)論，who do what by when，去指導(dǎo)后面的工作。

    6、建立團(tuán)隊(duì)日程  方便回溯

    居家辦公期間，我們還會(huì)遇到各部門之間，某個(gè)項(xiàng)目組可能也需要遠(yuǎn)程會(huì)議溝通。這時(shí)，要使用一個(gè)重要的工具，就是日程。順動(dòng)有一個(gè)公共日程。把各種會(huì)議，項(xiàng)目提案，交片時(shí)間等都寫在團(tuán)隊(duì)日程里。把會(huì)議、公共事務(wù)放在日程里，好處是，到了時(shí)間就會(huì)提醒你，也方便回溯。

    7、項(xiàng)目管理  用甘特圖

    團(tuán)隊(duì)日程建好了，方便回溯，也方便提醒團(tuán)隊(duì)成員，更好地遠(yuǎn)程協(xié)作。那，如果大家在一個(gè)項(xiàng)目上怎么辦？如何協(xié)作呢？用甘特圖。經(jīng)典的項(xiàng)目管理，就是用甘特圖來(lái)協(xié)作。我們打開(kāi)云文檔，選擇新建表格，接著選擇一個(gè)內(nèi)置的模板，項(xiàng)目管理甘特圖。除了可以用即時(shí)的聊天通信，還可以把項(xiàng)目管理按優(yōu)先級(jí)排列，或者放在圖表上。所有項(xiàng)目的進(jìn)展也更加一目了然。

    8、善用@，并養(yǎng)成回復(fù)的習(xí)慣

    平常大家都在辦公室，有問(wèn)題，面對(duì)面就可以溝通。這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展如何，這里還需要怎么改，等等。

    但是居家辦公，就沒(méi)辦法走到面前了。為了一個(gè)不著急的小事情打電話，也不至于。那怎么辦？

    就@對(duì)方一下。所以，@經(jīng)常出現(xiàn)我們的群聊里。被@的人呢，要有回應(yīng)，表示收到。大家要養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，所有人一旦被@，要有回復(fù)的習(xí)慣。

    9、多渠道對(duì)接客戶

    對(duì)于順動(dòng)來(lái)說(shuō)，慣當(dāng)面與客戶溝通，不僅效率高，而且面對(duì)面溝通總能更為親切。但是疫情居家期間，想見(jiàn)客戶就成了奢望。線下見(jiàn)不到，那么對(duì)于重要的事件，就要想盡辦法和客戶做好線上溝通。從電子郵件，騰訊會(huì)議，到微信群組溝通，到使用Teams進(jìn)行提報(bào)。每個(gè)順動(dòng)員工的電腦上都會(huì)有各類會(huì)議溝通軟件，以確保客戶時(shí)刻能了解我們的工作情況。

    10、要專注，也要休息

    在家辦公，我們還容易被各種各樣的事情打擾。如何才能讓自己更加專注，高效呢？

    當(dāng)你想專注工作，或休息的時(shí)候，給自己設(shè)置“休息一下”，這樣就不會(huì)收到消息通知。以25分鐘為一個(gè)單位。這25分鐘里，手機(jī)調(diào)成靜音，什么東西都不碰，只能專心工作。25分鐘后，把“休息一下”關(guān)掉。休息5分鐘，去倒水、上廁所，然后再進(jìn)入下一個(gè)專注狀態(tài)。

    中午12點(diǎn)到1點(diǎn)之間，也請(qǐng)給自己設(shè)一個(gè)休息。吃飯，來(lái)回走走，舒展一下筋骨。

    區(qū)分好工作，和休息時(shí)間，才能讓你既高效，又留有生活空間，勞逸結(jié)合。

    還記得兩年前疫情剛爆發(fā)時(shí)，網(wǎng)上很多段子說(shuō)，居家辦公，就等于每天24小時(shí)在線，7×24。

    現(xiàn)在，我們有了各種遠(yuǎn)程協(xié)作的新工具。在家打開(kāi)企業(yè)微信，會(huì)議、文檔、微盤都可以在一個(gè)界面操作。

    高效辦公，所以即使居家，也能留一些空間給自己，給家人，給生活。讓居家辦公不再724。

    PS：

    雖然上海困住了我們，但是順動(dòng)廣州分部的同事們依然在片場(chǎng)前線如火如荼工作中。我們也開(kāi)展了云拍攝服務(wù)，上海廣州兩地實(shí)時(shí)對(duì)接，溝通毫無(wú)障礙，項(xiàng)目如期進(jìn)行中。